프린터 오프라인, 인쇄 안 될 때 단계별 해결 방법

오프라인 상태의 의미와 전원·연결 확인

프린터 오프라인 상태는 프린터가 윈도우에 등록은 돼 있지만 현재 통신할 수 없다고 판단한 상태입니다. 인쇄 명령을 내려도 출력되지 않고 대기열에만 쌓입니다. 프린터가 장치 목록에 아예 뜨지 않거나 추가 자체가 안 되는 경우는 프린터 인식 안됨 글에서 다루고 있으므로 참고하시기 바랍니다.

가장 먼저 프린터 전원과 연결 상태를 확인합니다. 프린터가 켜져 있는지, 절전 대기 상태에 빠져 있지 않은지 확인합니다. 절전 상태라면 프린터 버튼을 눌러 깨운 뒤 잠시 기다립니다. USB 연결이라면 케이블이 양쪽 모두 단단히 꽂혀 있는지 확인하고, 무선 프린터라면 프린터의 표시등이나 화면에서 와이파이 연결 상태를 확인합니다.

기본 확인 후에는 프린터 전원을 껐다가 다시 켭니다. 내부의 일시적 오류가 전원 리셋만으로 해소되는 경우가 있습니다. 이어서 PC도 재부팅합니다. 일시적인 통신 오류나 드라이버 오작동이 재부팅으로 해소되는 경우가 적지 않습니다. 단, 윈도우 업데이트가 진행 중이거나 중단하면 안 되는 작업이 돌고 있다면 작업을 마친 뒤 재부팅합니다.

‘오프라인 상태로 사용’ 옵션 해제와 대기열 비우기

재부팅 후에도 오프라인 표시가 이어진다면, ‘프린터를 오프라인 상태로 사용’ 옵션이 켜져 있는지 확인합니다. 이 옵션이 활성화되면 프린터가 정상적으로 연결돼 있어도 윈도우가 의도적으로 오프라인으로 처리합니다.

설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너에서 해당 프린터를 선택하고 ‘인쇄 대기열 열기’를 클릭합니다. 대기열 창 상단 메뉴에서 ‘프린터’를 클릭했을 때 ‘프린터를 오프라인 상태로 사용’ 앞에 체크 표시가 있다면 클릭해 해제합니다.

같은 대기열 창에서 멈추거나 오류 난 인쇄 작업이 쌓여 있는지도 확인합니다. 막힌 작업이 있으면 이후 인쇄 명령이 모두 대기에 걸립니다. 대기열의 모든 항목을 선택해 삭제합니다. 항목이 잘 지워지지 않는다면, 실행 창(Win + R)에서 services.msc를 입력해 ‘Print Spooler’ 서비스를 찾고 오른쪽 클릭 → ‘다시 시작’을 선택합니다. 서비스 재시작 후 대기열을 다시 열어 항목을 삭제하면 대부분 정리됩니다.

기본 프린터 확인과 무선 프린터 IP 점검

의외로 놓치기 쉬운 원인 중 하나가 기본 프린터 설정입니다. 윈도우의 ‘기본 프린터를 자동으로 관리’ 기능이 켜져 있으면, 최근에 사용한 장치가 기본 프린터로 자동 변경되는 경우가 있습니다. 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너에서 ‘기본 프린터를 자동으로 관리’ 옵션을 끄고, 사용할 프린터를 선택한 뒤 ‘기본값으로 설정’을 눌러 지정합니다.

무선 프린터를 쓴다면 IP 주소 변경이 오프라인의 흔한 원인 중 하나입니다. 공유기가 동적으로 IP를 할당하는 환경(DHCP)에서는 프린터나 공유기를 재부팅할 때마다 프린터의 IP가 바뀔 수 있습니다. 윈도우는 프린터 등록 당시의 IP를 포트로 저장해두는데, 현재 IP와 달라지면 프린터를 찾지 못해 오프라인으로 표시됩니다.

프린터의 현재 IP는 프린터의 네트워크 정보 보고서를 출력하거나 설정 메뉴에서 확인할 수 있습니다. 확인한 IP를 포트 설정에 반영하려면, 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 해당 프린터 → ‘프린터 속성’ → 포트 탭에서 현재 등록된 포트를 선택하고 ‘포트 구성’을 눌러 IP를 수정합니다. 장기적으로는 프린터에 고정 IP를 설정해두면 같은 문제의 반복을 방지할 수 있습니다. 고정 IP 설정 방법은 프린터 모델과 공유기에 따라 다르므로 제조사 가이드를 참고합니다.

프린터 삭제 후 재추가

위 단계로도 해결되지 않는다면, 프린터를 삭제하고 처음부터 다시 추가하는 방법을 시도합니다. 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너에서 해당 프린터를 선택하고 ‘제거’를 누른 뒤, ‘장치 추가’로 다시 등록합니다. 이때 드라이버도 제조사 홈페이지에서 최신 버전을 받아 새로 설치하면 더 안정적입니다. 무선 프린터라면 제조사 전용 설치 유틸리티를 사용하면 네트워크 설정과 드라이버 설치를 한 번에 처리할 수 있어 편리한 경우가 있습니다.

프린터 오프라인이 반복된다면 무선 프린터의 IP가 변경되는 것이 원인인 경우가 많으므로, 프린터에 고정 IP를 설정해 두는 것이 근본적인 해결에 도움이 됩니다.